Gestão De Processos: você sabe o que é e como funciona?

Se você é empreendedor e não sabe como funciona a gestão de processos, continue a leitura conosco e descubra a importância desta gestão para o seu negócio!

Uma gestão de processos é a abordagem capaz de identificar, analisar e controlar todos os processos de um negócio, ou de uma empresa. Portanto, o objetivo dela é otimizar a eficiência das atividades, assim como melhorar a qualidade dos serviços e/ou dos produtos. Embora seja algo essencial para um negócio, ainda existem muitos empreendedores que não se familiarizam ainda com o assunto.

As ações de uma empresa precisam ser bem definidas. Isso diz respeito aos processos internos, em relação aos fornecedores e colaboradores. Mas, não para por aí. Pois, também é importante definir estratégias para lidar com os clientes, e o com o público externo. Afinal, cada passo é o que vai determinar o futuro do seu negócio.

Qual a importância da gestão de processos

Cada empresa pode utilizar a sua própria gestão de processos. Contudo, de forma geral, podemos dizer que uma gestão de processos visa melhorar um negócio como um todo, através de processos coletivos e individuais. Por isso é muito importante para o bom desenvolvimento. Contudo, para que isso aconteça é necessário que a iniciativa aconteça internamente, de acordo com as peculiaridades, demandas e potencial produtivo de um negócio.

Nesse contexto, programar mudanças para garantir melhores serviços e produtos torna-se extremamente importante. Além disso, através dessa abordagem é que torna possível identificar o que é redundante, adotar caminhos melhores para simplificar e otimizar a eficiência operacional.

Aliás, é fácil observar que todo processo determina o que vai ser gerado, seja ele intencional ou não. Então, porque não fazê-lo de forma intencional? Pois, quanto mais eficientes os processos, melhores serão os resultados. Além do mais, essa gestão permite atualizações periódicas, inovando e adaptando os processos e ações, sempre que necessário.

Vantagens da gestão de processos

Para ser boa, a gestão de processos precisa definir suas ações e abordagens, a fim de obter vantagens para todos: empresa, clientes, fornecedores e colaboradores. Pois, somente assim o sucesso virá de forma integral. E claro, sempre visando abranger cada departamento de uma empresa.

Podemos citar algumas vantagens que certamente você pode notar a partir de uma gestão de processos bem definida. Por exemplo, determinar padrões para cada departamento, treinar colaboradores com maior facilidade, melhorar a comunicação entre os setores, ampliar a visão de todo o funcionamento da empresa, dentre outras vantagens:

• Economia de materiais.
• Menos acidentes de trabalho.
• Otimização na distribuição de recursos.
• Otimização do tempo.
• Maior produtividade.
• Clientes mais satisfeitos.

Principais características

A gestão de processos inclui características capazes de impactar positivamente os resultados de uma empresa. Por isso, para que ela seja eficaz, é muito importante que seja baseada em características sólidas, extremamente necessárias para que os objetivos sejam de fato alcançados. Veja quais são:

• Modelação: com flexibilidade para adaptar mudanças, quando necessárias, com a colaboração dos envolvidos.
• Documentação: é importante que cada colaborador saiba o que fazer. Por isso, deixar tudo documentado é uma maneira de deixar os combinados bem claros para todos.
• Entrega de valor: toda atividade deve visar a entrega de valor ao negócio.
• Monitoramento: acompanhamento dos números para ter uma visão detalhada da entrega.

Etapas de uma gestão de processos

• Planejamento – antes de tudo, é preciso realizar um planejamento sobre como a gestão será conduzida. Inclusive, esse planejamento deve ser pautado a partir de observações sobre todos os setores, departamentos e tarefas desempenhadas na empresa.
• Modelagem – a modelagem serve para descrever e desenhar os fluxos. Também para mapear as atividades realizadas em cada um dos processos.
• Simulação – tudo deve ser testado. Por isso, realize simulações em diferentes cenários, para adequar melhor os processos.
• Execução – depois dos processos serem aprovados a partir das simulações, é hora de executá-los. Neste momento, é preciso contar com os recursos que são necessários, tais como softwares, profissionais e treinamentos de equipe.
• Monitoramento – as métricas que foram definidas inicialmente serão importantes para acompanhar e monitorar os processos, e havendo necessidade, através deste monitoramento é possível realizar ajustes.
• Melhorias – a gestão não precisa ser estática. Afinal, o mercado muda, as preferências dos clientes mudam. Portanto, as tarefas e estratégias também precisam acompanhar essas mudanças. Nesse sentido, sempre que necessário, é importante promover melhorias.

Como Implantar?

Um bom começo para realizar a gestão de processos em uma empresa é fazer uma análise do atual clima organizacional. Assim, é possível mapear, detalhar, e definir metas para melhorar o desempenho geral de uma empresa. Analise onde acontecem as falhas, e defina adaptações. Além disso, é importante que tudo caminhe em direção a um só rumo: um melhor desempenho e crescimento do negócio.

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